Wat bepaalt de functiegroep? De functiegroep bepaalt of iemand cliënten mag inzien, en niet de systeemrol. Zorg en Beleid en kwaliteit geven inzage in alle cliënten van de organisatie met het volledige dossier; Niet-zorg en Nog niet ingedeeld geven geen toegang tot cliëntinhoud.

Een nieuwe functie staat altijd op Nog niet ingedeeld en geeft dus geen inzage tot iemand hem hier indeelt. Een wijziging van de functiegroep vraagt een reden en komt in de wijzigingsgeschiedenis onderaan te staan.

Archiveren betekent alleen dat de functie niet meer aan een medewerker kan worden toegekend. Wie hem al draagt, houdt zijn functiegroep en zijn inzage.

Werkt op de groep (BHV). Alleen wie op de groep werkt, heeft een BHV-certificaat nodig. Staat een functie op Nee (bijvoorbeeld een kantoorfunctie), dan krijgt niemand met die functie een BHV-waarschuwing, een BHV-controle of een vervalsignaal voor een BHV-certificaat. Een medewerker zonder functie telt als op de groep tot de functie is ingevuld; zie de werklijst Functie ontbreekt hieronder. Een wijziging vraagt een reden.

Waarvoor is dit? De controle vergelijkt van elke medewerker de functie met de systeemrol. Hoort een rol niet vanzelfsprekend bij een functie, dan komt die combinatie boven als afwijking. Is hij bewust zo, leg hem hier dan vast met een reden — dan verdwijnt hij uit de meldingen en blijft alleen het onverwachte over.

Vastleggen is geen toegang geven. Deze lijst kent niemand een recht toe en trekt er geen in. Hij legt alleen vast dát de combinatie is beoordeeld.

Een regel die niets meer afdekt, krijgt een markering. Zolang zo’n regel blijft staan, verbergt hij elke toekomstige afwijking op dat punt zonder dat iemand het ziet. Trek hem dan in.